Het verschaffen van toegang tot de e-mailbox van uw personeel

In de steeds verder digitaliserende maatschappij maken werknemers veelvuldig gebruik van het zakelijke e-mailadres dat hun werkgever hen ter beschikking gesteld heeft. Steeds vaker wordt het zakelijke e-mailadres ook gebruikt voor privédoeleinden. In mijn praktijk wordt vaak door mijn werkgeverscliënten gevraagd naar de mogelijkheden om zich toegang tot de zakelijke e-mailbox van een personeelslid te verschaffen. In hoeverre is het de werkgever toegestaan om de e-mails van een werknemer in te zien?

E-mailberichten van het personeel, daaronder de (privé)e-mails in de zakelijke e-mailbox, vallen binnen het privéleven van het personeel. Onder meer in het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens is dit privéleven actief beschermd, zij het dat onder omstandigheden van dit grondrecht kan worden afgeweken. De werkgever dient derhalve terughoudend te zijn ten aanzien van dit onderwerp. Als vuistregel kan worden gesteld dat de werkgever (slechts) e-mailberichten kan en mag controleren indien een werknemer weet of kan weten dat zijn e-mail gecontroleerd kan worden, de werkgever een te rechtvaardigen doel heeft om de e-mails te controleren (bijvoorbeeld fraude of ontoelaatbaar gedrag) en daarnaast sprake is van proportionaliteit. Dit laatste houdt in dat het schenden van de privacy van de werknemer in verhouding dient te staan tot het belang van de werkgever.

Uit de jurisprudentie, welke overigens casuïstisch van aard is, kan in ieder geval worden afgeleid dat de aanwezigheid van een protocol een pré is. Alsdan is immers voor het personeel duidelijk dat en wanneer de werkgever de e-mails kan inzien. Tevens kan de manier waarop de werkgever zich toegang heeft verschaft worden beoordeeld aan de hand van het reglement. Zonder het protocol wordt de belangenafweging tussen het recht op privacy en het belang bij controle strenger getoetst.

Niet zelden worden ontdekte e-mails onderwerp van debat in ontslagzaken. Het gebruik ervan dient door de werkgever deugdelijk te worden afgewogen, e.e.a. teneinde financiële risico’s te beperken. Wanneer namelijk in strijd met de privacy van de werknemer in de e-mailbox is gespeurd, kan dit leiden tot aanzienlijk hoge(re) vergoedingen voor de werknemer bij een einde van het dienstverband.

Wanneer u advies wenst over het inzien van e-mailberichten van uw personeel, dan wel wanneer u advies wenst bij het opstellen van (bijv.) een e-mailprotocol op de werkvloer, kunt u te allen tijde contact opnemen met Swart Advocatuur Almere.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *