Welke reiskostenvergoeding verdwijnt en hoe steekt het recht op reiskostenvergoeding verder in elkaar?

Het thuiswerken is niet meer weg te denken uit onze maatschappij en je zou kunnen stellen dat deze ontwikkeling eraan heeft bijgedragen dat de wettelijke reiskostenvergoeding verdwijnt. Dit betekent niet dat niemand tegenwoordig nog recht heeft op een reiskostenvergoeding. Wat het wel betekent, is dat er het één en ander veranderd in de manier van uitkeren- en ontvangen van reiskostenvergoeding per 1 januari 2022.

Welke manier van wettelijke reiskostenvergoeding waren we ook alweer gewend?

Alvorens we verdergaan over wat er daadwerkelijk veranderd is aan de wettelijke reiskostenvergoeding, gaan we eerst terug naar wat we gewend waren. Voorheen konden werkgevers namelijk een periodiek, vast bedrag toekennen aan hun werknemers voor de gemaakte reiskosten. Dit kon destijds nog in de vorm van een reiskostenforfait.

Het reiskostenforfait was een vaste reiskostenvergoeding die de werkgever maandelijks uitbetaalde aan zijn werknemer, ongeacht of de werknemer ook deels thuiswerkte of niet. Een werknemer hoefde hierdoor niet voor iedere gemaakte rit een reiskostendeclaratie in te sturen. In dit geval wisten zowel de werkgever als de werknemer periodiek waar ze financieel gezien aan toe waren.

De vaste reiskostenvergoeding verdwijnt: wat houdt dit in?

Per 1 januari 2022 geldt dat de vaste reiskostenvergoeding verdwijnt en dat deze vervangen wordt voor het indienen van declaraties per rit. Voorheen mochten werkgevers ook de thuiswerkdagen van werknemers goedkeuren als dagen waarop er alsnog reiskostenvergoeding gold.

Werkgevers mogen vanaf 1 januari 2022 echter geen vaste vergoeding meer uitkeren aan hun werknemers voor deze thuiswerkdagen. Daarnaast moet een werkgever het reispatroon van zijn werknemers goed in kaart kunnen brengen.

Wat is er veranderd voor de werknemer?

In feite verandert er voor een werknemer niet veel meer dan de wijze waarop hij aan zijn reiskostenvergoeding komt. De regel is enkel dat hij hier tegenwoordig zelf een bijdrage in levert. Nu het standaard reiskostenforfait voor een werkgever geen mogelijkheid meer is, zal hij op een andere manier kennis moeten vergaren over de reisdagen van zijn werknemers.

Hoe moet de administratie van het reispatroon van werknemers verwerkt worden?

Een werkgever kan bijvoorbeeld maandelijks een standaard tabel uitsturen naar zijn personeel waarin eenieder zijn reispatroon kan invullen. Gegevens als reisdata, ritstart, riteinde, adressen, kostenplaats, project en tijden kunnen hierin opgenomen worden. Aan de hand van deze gegevens wordt de exacte vergoeding voor de reiskosten uitbetaald.

Een andere mogelijkheid is een mobiliteitskaart die ritten met het openbaar vervoer automatisch registreert of een applicatie die automatisch de autorit registreert met een GPS-tracker bij het. Voor welke optie een werkgever kiest maakt geen verschil, als de gegevens van het reispatroon maar duidelijk in kaart gebracht worden. Zo kan hij de wettelijke reiskostenvergoeding naar behoren uitbetalen.

Wat wordt verstaan onder de wettelijke reiskostenvergoeding?

Voor werknemers die met de auto naar hun werk- of voor hun werk reizen, geldt een maximale, wettelijke reiskostenvergoeding van € 0,19 cent. Deze regel gold al voor 1 januari 2022 en geldt vandaag de dag nog steeds. Belangrijk om te weten, is dat dit om een onbelaste vergoeding gaat. Alles wat een werkgever boven die 19 cent aan reiskosten uitkeert, valt onder loon en daarover moet een werkgever loonheffing inhouden.

Betreft het openbaar vervoer mag de werkgever de daadwerkelijk gemaakte reiskosten vergoeden óf het aantal gemaakte kilometers tegen een maximumvergoeding van € 0,19.

Is reiskostenvergoeding verplicht?

Ondanks het feit dat er regels zijn opgenomen in de wet over de manier van vergoeden van reiskosten en de hoogte van de vergoeding, betekent dit niet dat het uitbetalen van reiskosten verplicht is. Een werkgever mág de reiskosten van een werknemer vergoeden, maar hij hoeft dit volgens de wet niet te doen. Dit is enkel verplicht als een werkgever dit schriftelijk belooft.

Wanneer heb ik recht op reiskostenvergoeding?

Iemand heeft recht op reiskostenvergoeding in de volgende gevallen:

• Als er in de cao staat dat men recht heeft op reiskostenvergoeding
• Als er in het arbeidscontract is opgenomen dat men reiskostenvergoeding krijgt
• Als er in het personeelshandboek is opgenomen dat men reiskostenvergoeding krijgt

Daarnaast kan het ook zijn dat een werknemer tijdens een mondeling gesprek te horen krijgt dat hij reiskostenvergoeding krijgt van zijn werkgever. Belangrijk is om dit altijd schriftelijk bevestigd te krijgen in het geval je hierop terug wil kunnen vallen. Daarnaast kan het in sommige gevallen zo zijn dat wanneer je geen reiskostenvergoeding ontvangt (en dus zelf je reiskosten moet betalen) je hiervan een deel terug kunt krijgen van de belasting.

Bestaat er een mogelijkheid voor extra reiskostenvergoeding?

Een werkgever mag een extra reiskostenvergoeding uitkeren aan zijn werknemer. Wanneer de reiskostenvergoeding echter boven de 19 cent per kilometer uitstijgt, is de werkgever verplicht om over dat extra bedrag loonheffing in te houden. Let wel: we hebben het hier nog steeds over reiskosten voor woon-werkverkeer.

Hoe zit het met een extra reiskostenvergoeding voor verblijfskosten?

In het geval van een vergoeding voor verblijfskosten, omdat een werknemer bijvoorbeeld (veel) naar het buitenland reist voor werk, mag een werkgever ook de verblijfskosten voor zijn rekening nemen. Hier geldt tevens voor dat de werknemer zijn declaraties transparant en overzichtelijk moet aanleveren bij de werkgever.

Een duidelijke manier van declaraties aanleveren, een vast declaratietermijn en een periodieke declaratiecontrole houden de administratie beter geordend. Zo voorkom je naheffingen en onvoorziene kosten.

Meer informatie over regels omtrent de wettelijke reiskostenvergoeding? Neem direct contact op

Swart Advocaten ondersteunt je bij iedere kwestie betreffende het arbeidsrecht en contract- en overeenkomstenrecht. Schakel direct met een gespecialiseerde advocaat door een mail te sturen naar info@swartlaw.nl of bereik ons telefonisch via 036 – 760 18 48.